【読書メモ】「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

こんにちは、ネコ山です。

「自分はもうやりたくないな〜」って仕事はズバリ「秘書」です。

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「ダメ秘書」のネコ山

現役秘書のとき「人を支えることにやりがいを感じる」とか「頼りにされることに喜びを感じる」とか、秘書として本当に情けないですが、思えませんでした。

合わなかったんだよ…

しゃあないね。

まず、人の下手に出るってことがわからなかったんです…

あと「思いやり」「他人のペースに合わせる」ってことも、よく理解できませんでした。

常に「ビジネスとして当然の振る舞いをしてほしい」と周りの人に対して思っていました。だから、同僚や上司に対して割り切った態度で接していたような気がします。

でもそんなんじゃダメなんですよね。

秘書としても、社会人としても。

どうしたらいいんだろう…

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

悩みがある時、わたしは本を買います。そしてこちらを購入。

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣 (Asuka business & language book)

こちらは、外資系企業数社で役員秘書・エグゼクティブアシスタントを務め、秘書技能やビジネス英語などの講師としても実績のある大ベテラン秘書：西真理子さんの著書です。 

秘書になる前、私は営業職をしていたのですが、正直なところ人のアシストをするってことがよくわかりませんでした。

「営業は押しの強さが一番重要」「自己主張してなんぼ」

当然、こんな状態なので営業成績もパッとしなかったなぁ。

まったく畑違いの部署に異動してきた私は、他の秘書さんたちとは雰囲気が違い、初めの頃は完全に浮いた存在だったと思います。

立場もお金を稼いで活躍する存在から、活躍する人達をフォローする存在に変わりました。
なんだか表舞台から降ろされた感じがして、残念な気持ちになったし、秘書になったばかりの頃はこの仕事が憂鬱でした。

幸い前向きな性格なので、いつまでも落ち込んでいても仕方ないし「1年か2年くらい秘書で頑張ってみようかな」と思い直すことにしました。

一から仕事の仕方を勉強しなおそうと思って、この本を読み始めたのです。

いまどきアナログな世界

時刻表

なぜいまどき時刻表を紙ベースで見るのか、私は不思議でした。

だって、スマホのアプリで新幹線の乗り継ぎ検索すれば早いじゃん。

なんでいちいち時刻表を見るのあーめんどくさい。

と思いつつも、先輩達が時刻表を使ってるので私も空気を読んで使いました。

忘れてたこの便利さ。

時刻表の良いところは一覧できるところですよね

「ひかり」と「こだま」どっちに乗ったら都合がいいかなぁとか、大阪での乗り継ぎを考えると乗車時間長いけど、「こだま」の方が不便しないかなぁとか。

そんなことを比較するのにすごく便利です。

スケジュール管理

今時Googleカレンダーや、その他の共有ツールで上司とスケジュールのやりとりをする会社も多いですよね。

しかし秘書の場合、手書きのカレンダーまたは手帳の方がいいと思います。

一覧できること。

ぱっと取り出せること。

さっと書けるところ。

上司に「明後日の夕方にある会議は、何時に終わる予定かね」と聞かれた時に、

ぱっっと、予定表を取り出して

ぱぁっっと、スケジュールを確認して

「17時半には終了の予定です」と瞬時に答えなければいけません。

PCやタブレットのカレンダーアプリのアイコンを探して、起動して、明後日の予定をズームして…「えぇっと17時半です」では、西真理子さんの言うダメ秘書だと思います。

秘書は上司の時間を奪ってはいけないのです

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